Politique de confidentialité

1. Collecte de renseignements personnels sur la santé

Nous ne collectons que les informations nécessaires pour fournir des services de psychothérapie efficaces, éthiques et professionnels. Cela peut inclure :

• Nom, date de naissance et coordonnées
• Historique médical, notes de séance et informations relatives aux recommandations
• Détails de paiement et d’assurance, le cas échéant

Toutes les informations personnelles relatives à la santé sont recueillies avec votre consentement éclairé et sont utilisées uniquement à des fins directement liées à vos soins et à votre traitement.

2. Consentement et communication des renseignements

Avant de commencer les services, vous serez invité à donner votre consentement éclairé écrit pour entamer la thérapie, pour recueillir et utiliser vos renseignements personnels sur la santé, et pour partager des informations avec des tiers uniquement si la loi l'exige ou avec votre autorisation explicite.

Vous pouvez retirer ou modifier votre consentement à tout moment, sous réserve des limites légales ou cliniques. Les options de consentement courantes incluent la confirmation de présence, la communication relative à la facturation ou à l’assurance, les résumés cliniques, la collaboration avec d’autres professionnels de la santé, les rappels de rendez-vous et la documentation juridique ou liée au retour au travail.

Avec votre consentement, et uniquement au besoin, la clinique Our Space peut communiquer des renseignements personnels limités aux catégories suivantes de partenaires et de fournisseurs de services, chacun étant tenu par contrat ou par obligation professionnelle de les protéger :

• Des fournisseurs de services qui nous aident à fonctionner, comme nos plateformes de rendez-vous, de facturation et de paiement, ainsi que nos fournisseurs de courriel, d'analyse et d'hébergement.
• Des conseillers professionnels mandatés par la clinique, comme des comptables, des conseillers financiers, des travailleurs sociaux et des sous-traitants, qui sont assujettis à la confidentialité.
• Des partenaires de formation et de l'Academy, lorsque vous participez à nos programmes de perfectionnement clinique.
• Des partenaires de marketing et de communication qui nous aident à vous envoyer les ressources, les nouvelles et les offres pertinentes que vous avez accepté de recevoir. Vous pouvez vous désabonner en tout temps.

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels. Nous ne communiquons que ce qui est nécessaire à la fin visée, et nous ne divulguons jamais vos dossiers cliniques, sauf de la manière décrite ailleurs dans la présente politique ou si la loi l'exige.

3. Courriel et communications numériques

La clinique Our Space peut utiliser le courriel à des fins administratives, comme la prise de rendez-vous, la facturation et la distribution de formulaires. Puisque le courriel n’est pas entièrement sécurisé, il ne sera pas utilisé pour les discussions cliniques ou les situations d’urgence. En consentant à la communication par courriel, vous reconnaissez que le courriel peut ne pas être chiffré ou entièrement sécurisé, qu’il ne doit être utilisé que pour des questions non cliniques et que vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.

Notre adresse courriel administrative principale est [email protected], hébergé par Proton Mail. Les soumissions sont utilisées uniquement à des fins liées au service et ne sont jamais partagées ou utilisées à des fins de marketing.

4. Plateforme de gestion de la pratique

La clinique Our Space utilise JaneApp, un système canadien de dossiers médicaux électroniques et de planification conforme à la PHIPA. JaneApp utilise un chiffrement SSL de 256 bits et des serveurs canadiens sécurisés pour stocker les informations des clients.

5. Analyse du site Web et témoins

Notre site web utilise Google Analytics 4 pour comprendre comment les visiteurs utilisent le site afin de l’améliorer. Comme cet outil est configuré pour protéger votre vie privée — votre adresse IP est anonymisée, les signaux publicitaires et intersites sont désactivés, et aucune information permettant de vous identifier n’est jamais transmise (voir ci-dessous) —, nous considérons cette mesure comme faisant partie du fonctionnement du site, et elle demeure active. Les témoins publicitaires (par exemple Google Ads) sont différents : ils ne se chargent que si vous choisissez de les autoriser dans notre bannière de témoins, et sont désactivés autrement. Vous pouvez effacer ou bloquer les témoins dans les paramètres de votre navigateur à tout moment.

Nous avons configuré l’analyse de manière à protéger votre vie privée. Votre adresse IP est anonymisée, les signaux publicitaires et de personnalisation intersites sont désactivés, et nous n’envoyons jamais à Google votre nom, votre courriel, votre numéro de téléphone, ni quoi que ce soit que vous partagez dans le questionnaire de jumelage ou les formulaires de contact. L’analyse ne mesure que l’utilisation générale et dépersonnalisée. Google traite ces renseignements pour notre compte à titre de fournisseur de services. Nous ne vendons pas vos renseignements.

6. Contenu intégré et liens vers des tiers

Notre site web peut inclure du contenu intégré ou des liens vers des sites externes. L’interaction avec du contenu de tiers peut permettre à ces parties de collecter des données en vertu de leurs propres politiques de confidentialité. La clinique Our Space n’est pas responsable des pratiques de confidentialité des sites web externes et recommande de consulter leurs politiques avant de partager des informations personnelles.

7. Mesures de sécurité

Nous employons des mesures de sécurité strictes pour protéger vos informations, notamment le chiffrement SSL sur notre site web, des appareils et des comptes protégés par mot de passe, ainsi qu'un accès restreint au personnel autorisé uniquement.

En cas de violation de données, les personnes touchées seront avisées rapidement, conformément à la PHIPA et aux autres lois applicables.

8. Conservation et élimination des dossiers

Les dossiers des clients sont conservés pendant au moins 10 ans à partir de la date du dernier contact, ou 10 ans après qu'un mineur ait atteint l'âge de 18 ans, conformément aux normes du CRPO. Les dossiers sont détruits de manière sécurisée après cette période en utilisant des méthodes conformes à la PHIPA.

9. Divulgation légale

Vos informations peuvent être divulguées uniquement lorsque la loi l’exige, par exemple en vertu d’une ordonnance du tribunal ou d’une assignation, en cas de risque de préjudice grave pour vous-même ou pour autrui, ou pour remplir des obligations de signalement obligatoires liées à la protection de l’enfance, à la maltraitance ou à la négligence. Toute divulgation sera effectuée conformément à la PHIPA et à l’éthique professionnelle.

10. Vos droits

Vous avez le droit de :

• Accéder à votre dossier médical personnel et le consulter
• Demander des corrections aux informations inexactes
• Retirer ou modifier votre consentement en tout temps
• Déposer une plainte liée à la vie privée

11. Nous contacter

Pour toute question relative à la vie privée, veuillez communiquer avec :

Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez contacter le Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario à l'adresse suivante : ipc.on.ca ou au 1-800-387-0073.

12. Mises à jour de cette politique

Cette politique de confidentialité peut être mise à jour périodiquement. Les révisions seront affichées sur notre site web et les clients en seront informés lorsque cela sera approprié. La poursuite de l'utilisation de nos services constitue l'acceptation de toute condition mise à jour.